Wat is een Workflow?

Laten we beginnen bij het begin, wat is een workflow? Elke terugkomende taak, die gedaan wordt met een volgorde van stappen, kan gezien worden als een workflow. Denk aan het versturen van facturen, loggen van informatie of het opstellen van een rapport. Het hebben van een goede workflow is essentieel voor gestroomlijnd en foutloos werk, oftewel het werken in een goede ‘flow’. Iedereen werkt met Workflows, al heb je het zelf niet eens door. Bij bedrijven die al een tijdje bestaan zijn de algemene procedures erin geslepen en wordt er eigenlijk niet meer naar omgekeken, vaak onder het mom van ‘Dit is de manier hoe we het altijd doen’. Dit kan voor problemen zorgen, bedrijven groeien en veranderen, maar de Workflows blijven over het algemeen hetzelfde.

Workflow optimalisatie is de manier om deze procedures eens onder de loep te nemen en met een kritische blik te kijken hoe ze in elkaar zitten. Zijn ze nog van deze tijd, hoe kan het beter of kan het sneller? Het begint met de analyse van de workflow van begint tot eind, elke stap uitpluizen en kijken waar winst op geboekt kan worden. Waar wordt de meeste tijd verspild? Welke stappen zijn het gevoeligst voor fouten? Zijn er stappen die je kunt automatiseren?  Is er ruimte voor verbetering? Door deze vragen te stellen en te tackelen kun je ervoor zorgen dat je workflow minder tijd kost, de kwaliteit verbeterd wordt en er minder fouten worden gemaakt.  

Er zijn verschillende manieren hoe je dit kan aanpakken. Stel je heb een Excel bestand voor het catalogiseren van klantgegevens. De kans is zeer aanwezig dat deze al vrij oud is en door de jaren heen steeds onoverzichtelijker is geworden. Het kopiëren en plakken van informatie uit dit document kost dan vaak veel tijd en er gaat wel eens iets mis. Door slim gebruik te maken van Macro’s (Kleine stukjes software in Excel) kan je bijvoorbeeld het opstellen van facturen en het opslaan en ophalen van informatie volledig automatiseren.  

Een ander voorbeeld, ben je altijd veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste documenten? Dan kan goede datamanagement veel tijd schelen door alles netjes op te slaan in overzichtelijke databases. De informatie wordt dan opgeslagen, per klant, project, per jaar. Wat het beste werkt voor jouw specifieke workflow en situatie. Deze databases zijn vaak digitaal te koppelen aan je huidige applicaties. Dus geen dure softwarepakketten nodig die lastig zijn om mee te werken.  

Optimalisatie kan nog verder gaan. Vaak zijn programma’s niet ingericht voor jouw specifieke werkwijze. Het op maat maken van applicaties om precies te voldoen aan het werk wat jij moet verrichten kan op lange termijn veel tijd schelen. Het kan routine werk volledig automatiseren en precies de overzichten tonen waar jij baat bij hebt.  

Er zijn nog tal van manieren om jou workflow te optimaliseren wat vaak vraagt om een gespecialiseerde aanpak. Wij bij Flawless Workflow helpen je graag uit te vogelen hoe we jouw workflow het beste kunnen optimaliseren! Ben je geïnteresseerd, stuur ons dan eens een berichtje en maak gebruik van een gratis consultatie!