Hoe Salut een digitale transformatie onderging

Introductie

Over welzijnsorganisatie Salut

Salut is een welzijnsorganisatie die zich inzet voor de inwoners van Hof van Twente. Met ongeveer 35 medewerkers biedt Salut een breed scala aan diensten, waaronder individuele cliëntondersteuning, jongerenwerk, buurtwerk, ANWB Automaatje en diverse groepsactiviteiten. De organisatie werkt nauw samen met inwoners, vrijwilligers en andere maatschappelijke partners om een positieve impact te maken in de gemeenschap.

Uitdaging

Gefragmenteerde systemen

Met zoveel verschillende diensten en doelgroepen was het voor Salut essentieel om een centraal en overzichtelijk registratiesysteem te hebben. Voorheen werkte de organisatie met SW Office en Suite4 Sociale Regie, aangevuld met diverse schaduwlijsten en aparte tools.

Hoewel Salut zich met hart en ziel inzet voor de inwoners van Hof van Twente, zagen ze nog kansen binnen de interne organisatie. Twee systemen maakte het lastig om grip te houden op processen, gegevens efficiënt te beheren en verantwoording af te leggen over de maatschappelijke impact. Het gebrek aan één centrale werkplek bracht drie grote uitdagingen met zich mee:

• Gebrek aan overzicht → Medewerkers moesten schakelen tussen verschillende systemen om informatie compleet te krijgen.
• Tijdsintensieve administratie → Handmatige invoer en extra controles vergden veel tijd en energie.
• Moeilijke verantwoording → Het meten en rapporteren van de impact van het werk was een uitdaging, omdat de gegevens niet centraal beschikbaar waren.

[INSERT_ELEMENTOR id="16910"]

Oplossing

Strategische implementatie

Om deze uitdagingen op te lossen, besloot Salut over te stappen naar RegiCare als centraal registratiesysteem. Maar na de keuze voor een nieuw systeem werd al snel duidelijk dat een implementatie van deze omvang specialistische kennis en strategische begeleiding vereiste. Daarom werd Salut via een andere welzijnsorganisatie getipt over Flawless Workflow, een specialist in digitale transformaties en procesverbetering binnen de welzijnssector.

Met de expertise van Flawless Workflow werd de implementatie van RegiCare niet alleen een technische transitie, maar ook een kans om werkprocessen te optimaliseren en medewerkers beter te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Salut had behoefte aan een partner die niet alleen het technische traject kon ondersteunen, maar ook kon helpen met procesinrichting, werkafspraken en verandermanagement. Flawless Workflow nam deze rol op zich door de implementatie strategisch te coördineren, medewerkers te begeleiden en werkprocessen te optimaliseren. Dit zorgde ervoor dat RegiCare niet alleen werd geïmplementeerd, maar ook volledig aansloot op de werkwijze en ambities van Salut.

Zo hebben we RegiCare succesvol geïmplementeerd

Met Flawless Workflow hebben een stapsgewijze aanpak gevolgd om ervoor te zorgen dat RegiCare succesvol werd geïmplementeerd. Dit is hoe we dat hebben gedaan:

1. Strategische begeleiding & procesoptimalisatie

• Visie & doelen-sessie→ We startten met een sessie om de visie van Salut op data en rapportage te bepalen. Dit helpt om strategische keuzes te maken en ervoor te zorgen dat RegiCare optimaal zou bijdragen aan de organisatiedoelen.
• BPMN-modellen voor werkprocessen→ Om de nieuwe manier van werken inzichtelijk te maken, ontwikkelde Flawless Workflow BPMN-modellen van de werkprocessen in RegiCare. Dit hielp medewerkers om de impact van de nieuwe werkwijze te begrijpen en efficiënt te werken met het systeem.

2. Implementatiecoördinatie & ondersteuning

• Tweewekelijkse meetings met AdSysCo & de projectgroep van Salut→ Door regelmatige afstemming werd de voortgang van de implementatie nauwlettend gevolgd en konden uitdagingen tijdig worden aangepakt.
• Key-user sessies→ Gedurende het traject werden key-user sessies georganiseerd om de inrichting van RegiCare af te stemmen en werkafspraken vast te leggen. Flawless Workflow sloot hier ook aan om inzichten te delen en knelpunten op te lossen.
• Data-migratieplan→ Tijdens de implementatie werd een data-migratieplan opgesteld, waarin de overgang van gegevens vanuit de oude systemen werd vastgelegd.

3. Livegang & adoptie

• Training & livegang→ Op de dag van de livegang verzorgden medewerkers van AdSysCo een training voor de medewerkers van Salut. Flawless Workflow was aanwezig om direct ondersteuning te bieden en werkafspraken vast te leggen, zodat de implementatie vanaf dag één goed werd opgepakt.
• Doorlopende ondersteuning→ Ook na de livegang bleef Flawless Workflow betrokken bij het proces. De focus lag op het optimaliseren van processen, het trainen van medewerkers en het waarborgen van een soepele overgang naar de nieuwe manier van werken.

Resultaten

De resultaten: Impact met RegiCare

Hoewel Salut nog maar kort met RegiCare werkt, zijn er al duidelijke verbeteringen merkbaar. De overgang naar één centraal systeem betekent dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken en sneller de juiste informatie kunnen vinden.

Centraal informatiebeheer

Alle relevante gegevens staan nu op één plek, waardoor medewerkers niet langer tussen systemen hoeven te schakelen.

Meer efficiëntie in werkprocessen

De nieuwe werkwijze zorgt voor minder dubbel werk en een betere samenwerking tussen teams.

Gebruiksvriendelijke inrichting

Medewerkers ervaren het systeem als prettig en overzichtelijk, hoewel er nog verdiepende training nodig is.

Vooruitblik

Verdere optimalisatie en datagedreven werken

De volgende stappen

Finetuning van RegiCare → In de komende maanden worden werkprocessen verder geoptimaliseerd op basis van feedback van medewerkers.

Verkenning van dashboarding en BI → Salut onderzoekt hoe data-inzichten verbeterd kunnen worden, met mogelijk een Power BI-dashboard als aanvulling.

Doorlopende ondersteuning → Flawless Workflow blijft betrokken bij verdere procesoptimalisatie en het ondersteunen van medewerkers bij nieuwe ontwikkelingen.

Met deze aanpak zorgt Salut ervoor dat de transformatie niet alleen een technische verandering is, maar een doorlopende verbetering van de organisatie. Dankzij de samenwerking met Flawless Workflow is de welzijnsorganisatie nu beter uitgerust om haar maatschappelijke rol nog effectiever te vervullen.

[INSERT_ELEMENTOR id="16969"]