Welzijn Lelystad gaat datagedreven werken met nieuwe IT- en BI-structuur

Introductie

Over Welzijn Lelystad

Verbinding en steun bieden aan elkaar is essentieel. Welzijn Lelystad speelt hierin een cruciale rol door inwoners van Lelystad, jong en oud, zonder indicatie te ondersteunen met toegankelijke hulp in hun eigen omgeving. De drijfveer achter de aanpak? "Welzijn Lelystad, een zorg minder." Van wijkactiviteiten tot vrijwilligerswerk en samenwerkingen met onder andere huisartsen en schuldhulp, Welzijn Lelystad richt zich op preventie en zelfredzaamheid. Door er vroeg bij te zijn, voorkomen we dat problemen verergeren en zwaardere zorg nodig is: welzijn voorkomt zorg.

‍

De uitdagingen

Impact zichtbaar maken

Welzijn Lelystad werkt al jaren succesvol aan het voorkomen van zwaardere zorg, maar staat voor enkele belangrijke uitdagingen. Hoe kunnen diensten beter geregistreerd worden en hoe kan de impact hiervan inzichtelijk worden gemaakt? In de huidige registratieprocessen mist flexibiliteit, waardoor deze onvoldoende aansluiten bij het werk van de medewerkers. Dit maakt het moeilijk om belangrijke gegevens vast te leggen en overzicht te bewaren. Er is een wens om digitaal laagdrempelig en beter toegankelijk te zijn, zodat passende hulp altijd binnen handbereik is. Hoewel Welzijn Lelystad geprobeerd heeft om de impact van preventieve zorg te meten, blijkt dit in de praktijk een grote uitdaging. Om toekomstbestendig te blijven, is de organisatie een onderzoek gestart naar innovatieve oplossingen om de registratieprocessen te verbeteren en de impact van welzijnswerk beter te kunnen meten.

Om de IT-ambities van Welzijn Lelystad waar te maken, is de organisatie een strategische samenwerking aangegaan met Flawless Workflow. De samenwerking richt zich op het realiseren van een toekomstbestendig IT-landschap, waarin flexibiliteit, toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid centraal staan. Dit leidde tot de start van het project “Inzicht in Ons Werk”, waarbij in gezamenlijk overleg de IT-visie van Welzijn Lelystad is gevormd. Het doel is om medewerkers optimaal te ondersteunen met nauwkeurige en up-to-date informatie, zodat zij waardevolle inzichten kunnen verkrijgen en datagedreven beslissingen kunnen nemen. Deze werkwijze draagt bij aan de effectiviteit van de diensten en bevordert het sociaal welzijn van de inwoners van Lelystad. Terwijl Welzijn Lelystad zich blijft richten op haar kernactiviteiten, zorgt Flawless Workflow voor ondersteuning bij het creëren van een solide IT-basis die de organisatie in staat stelt om flexibeler en efficiënter te werken.

"Het is onze IT-visie bij Welzijn Lelystad om een flexibel, toegankelijk en toekomstbestendig IT-landschap te creëren dat gebruiksvriendelijk en ondersteunend is voor medewerkers. De data die hieruit volgt is nauwkeurig, compleet en up-to-date, zodat waardevolle inzichten en datagedreven beslissingen bijdragen aan de effectiviteit van diensten en een positieve impact hebben op het sociaal welzijn van de inwoners van Lelystad."

‍

‍

Oplossingen

Implementatie van een nieuw registratiesysteem

De kern van een toekomstbestendig IT-landschap voor Welzijn Lelystad ligt in de implementatie van een nieuw registratiesysteem. Vanaf de start van de samenwerking worden in regelmatige updates uitdagingen, kansen en inzichten besproken, terwijl er tevens vooruit wordt gekeken naar het verloop van het project. Een belangrijk onderdeel van dit proces is de betrokkenheid van medewerkers. In samenwerking met hen zijn meer dan 50 werkprocessen in kaart gebracht tijdens workflow analyses, variërend van jongerenwerk en sociaal beheer tot informele zorg en receptie. Dit zorgt niet alleen voor meer draagvlak, maar helpt ook bij het identificeren van belangrijke verbeterpunten, waar zowel met IT-oplossingen als beleidswijzigingen op wordt ingespeeld.

‍

Gestructureerde selectie van softwareleveranciers

Welzijn Lelystad was al begonnen met het oriënteren op een nieuw registratiesysteem dat aansluit bij de verschillende werksoorten. Flawless Workflow is in dit proces ingestapt om stapsgewijs de vereisten helder te krijgen. Hierbij hebben we eerst een stap teruggenomen en hebben we criteria opgesteld voor functionaliteiten, samenwerking met leveranciers en kosten. Dit gestructureerde proces, waarbij we startten met een long-list en uiteindelijk uitkwamen op een short-list en definitieve selectie, werd zeer gewaardeerd. Het betrekken van medewerkers speelde ook hier een centrale rol, wat leidde tot een gezamenlijk gedragen keuze voor het nieuwe systeem.

‍

Innovatie van de IT-Infrastructuur

Naast de implementatie van het registratiesysteem kijkt Welzijn Lelystad naar de verdere innovatie van de IT-infrastructuur. Toegankelijkheid, toekomstbestendigheid en datagedreven werken vormen hierbij de rode draad, in lijn met de IT-visie. De volgende stap is het inzetten van Business Intelligence-oplossingen, waarmee data uit verschillende systemen wordt verzameld en geanalyseerd. Dit zorgt ervoor dat de organisatie het benodigde inzicht krijgt om effectiever te werken en dat de IT-visie van Welzijn Lelystad op alle niveaus wordt ondersteund.

‍

AI/BI-roadmap en KPI-boom

Om data ook écht waardevol te maken, hebben we samen met Welzijn Lelystad een BI-roadmap opgesteld. Hierin is stap voor stap uitgewerkt hoe data wordt verzameld, geanalyseerd en omgezet naar inzichten die de organisatie vooruithelpen.

• We hebben de KPI-boom uitgewerkt: van missie en strategische doelen tot concrete KPI’s en meetpunten per dienst.
• De KPI-structuur sluit naadloos aan op het KPI-model van Sociaal Werk Nederland, zodat prestaties ook sectorbreed vergelijkbaar worden.
• Deze structuur vormt de basis voor interactieve dashboards, managementrapportages en impactmetingen.

Met deze aanpak legt Welzijn Lelystad niet alleen een solide datafundament, maar ook de basis voor toekomstige AI-toepassingen zoals automatische rapportages, trendherkenning en datagestuurde beslissingsondersteuning.

‍

‍

Resultaten

Meetbare impact

• Eenduidige registratie: één uniform systeem in opbouw, afgestemd op alle werksoorten.
• Datafundament: basis gelegd voor een datawarehouse en BI-dashboards.
• Meetbare impact: KPI-boom en BI-roadmap maken prestaties transparant en vergelijkbaar.

Dankzij het gestructureerde proces is tijdig een beslissing genomen voor een nieuw registratiesysteem. De samenwerking met de leverancier is inmiddels van start gegaan, en de eerste stappen in de implementatie zijn gezet. De workflow analyses die eerder zijn uitgevoerd, bieden een stevige basis voor deze implementatie. Binnenkort krijgen de medewerkers de kans om feedback te geven op de eerste versie van het systeem, wat helpt bij de verdere optimalisatie.

Daarnaast zijn er stappen gezet om de geïdentificeerde verbeterpunten aan te pakken. Er wordt een overzicht bijgehouden van alle punten die via IT-oplossingen kunnen worden opgepakt, om te zien welke onderdelen door het nieuwe registratiesysteem worden ondersteund. Managers werken ondertussen aan de nodige beleidswijzigingen om de werkprocessen verder te verbeteren. Tijdens een workshop over data en rapportage hebben we samen met het managementteam besproken hoe zij hun ambities rondom datagedreven werken willen realiseren. Deze sessie zorgde voor veel enthousiasme en motiveert het team om zowel de implementatie van het systeem als de bredere organisatorische veranderingen succesvol te laten verlopen.

‍

‍

Conclusie en vooruitblik

Datafundament voor BI & AI

Met het nieuwe registratiesysteem, een solide datafundament en de AI/BI-roadmap zet Welzijn Lelystad een grote stap richting een toekomst waarin datagedreven werken vanzelfsprekend is. De komende periode ligt de focus op:

• Volledige implementatie en adoptie van het registratiesysteem.
• Opzet van het datawarehouse en integratie van kernsystemen.
• Lancering van BI-dashboards gebaseerd op de KPI-boom.
• Eerste AI-pilots voor automatische rapportages, analyse van trends en het signaleren van risico’s.

Zo ontwikkelt Welzijn Lelystad zich tot een organisatie die niet alleen diensten verleent, maar ook continu inzicht heeft in de effectiviteit ervan en die inzichten vervolgens gebruikt om haar impact te vergroten.

Nu het nieuwe registratiesysteem volledig is geïmplementeerd, blijven Flawless Workflow en Welzijn Lelystad nauw samenwerken om AI-oplossingen te bedenken en te implementeren. Denk aan toepassingen zoals geautomatiseerde rapportages, voorspellende analyses en slimme signaleringen die professionals helpen sneller en beter te handelen.

Door deze innovaties te koppelen aan de bestaande data- en BI-structuur, ontstaat een krachtig fundament voor datagedreven werken. Zo zet Welzijn Lelystad opnieuw een stap vooruit naar een digitale toekomst, waarin technologie en vakmanschap hand in hand gaan om het sociaal welzijn in de stad verder te versterken.

‍