Klantverhaal: Welbions en Flawless Workflow

Introductie

Over woningcorporatie Welbions

Om hun ambities om te zetten in concrete stappen, zocht Welbions een strategische partner op het gebied van processen, software en data. Flawless Workflow hielp hen bij het ontwikkelen van een meerjarenplan waarin innovatie, digitalisering en efficiëntie centraal staan.

Dit klantverhaal laat zien hoe Welbions zich voorbereidt op een toekomst waarin ze flexibel en datagedreven opereren, terwijl ze hun maatschappelijke rol blijven vervullen.

Welbions is de woningcorporatie voor en van de gemeenten Borne en Hengelo. Met een sterke focus op betaalbaar en prettig wonen zet Welbions zich in om duizenden huishoudens een fijne woonomgeving te bieden. Maar hun rol gaat verder dan alleen het verhuren en beheren van woningen: Welbions werkt actief samen met huurders, gemeenten en maatschappelijke partners om buurten leefbaar te houden en mee te bewegen met de veranderende woonbehoeften in de regio.

Vooruitdenken en inspelen op verandering

De wereld van woningcorporaties verandert snel. Digitalisering, strengere wet- en regelgeving, veranderende woonwensen en een groeiende vraag naar duurzame woningen.

Met het koersplan ‘Samen doen wat nodig is’ heeft Welbions een duidelijke visie voor de komende jaren: niet alleen woningen beheren, maar actief bijdragen aan het woongeluk van hun huurders. Dit vraagt om een slimme, efficiënte en toekomstbestendige organisatie, waarbij processen, software en data optimaal worden ingezet om impact te maken.

Om deze visie te vertalen naar een concreet strategisch plan, schakelde Welbions de expertise van Flawless Workflow in. Samen werkten we aan een heldere roadmap voor de digitale en organisatorische ontwikkeling van Welbions in de periode 2024-2027.

De ambitie

Ruimte creëren voor groei en innovatie

Welbions is een organisatie die vooruitdenkt en voortdurend zoekt naar manieren om zichzelf te verbeteren. Met een sterke visie op de toekomst wil de woningcorporatie haar dienstverlening verder versterken en optimaal inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen.

Om dit te realiseren, zag Welbions kansen om processen verder te stroomlijnen, technologie slimmer in te zetten en data nog beter te benutten. Door met een frisse blik naar de interne organisatie te kijken, werd duidelijk dat er groeimogelijkheden lagen op drie pijlers:

1. Processen → Welbions wilde processen verder verfijnen en eenduidiger borgen om efficiëntie en samenwerking te versterken.
2. Software → Welbions maakt gebruik van diverse systemen, zoals Dynamics Empire (ERP), KCC en Cartotheek. Daarnaast waren meer dan 100 applicaties in gebruik voor verschillende doeleinden. Dit bood kansen voor betere integratie en slimmer gebruik van technologie.
3. Data → Inzicht in data is essentieel voor besluitvorming en innovatie. Welbions zag kansen om de kwaliteit van data te verbeteren en te benutten voor strategische keuzes.

De oplossing

Van ambitie naar actie

Om deze kansen optimaal te benutten, was een concrete roadmap nodig die de juiste prioriteiten stelde en richting gaf aan de digitale en organisatorische ontwikkeling van Welbions. Het doel? Een strategisch meerjarenplan (2024-2027) dat een solide basis legt voor verdere groei en innovatie.

Welbions zag het belang van een externe en onafhankelijke blik om dit proces te begeleiden. Flawless Workflow werd ingeschakeld om samen structuur en richting aan te brengen en om technologische trends en best practices vanuit de sector mee te nemen.

Samen gingen we aan de slag om een helder, gestructureerd en toekomstgericht plan te ontwikkelen dat Welbions helpt haar ambities waar te maken.

Een strategisch meerjarenplan voor de toekomst

Met een duidelijke ambitie om processen, software en data slimmer in te zetten, had Welbions behoefte aan een concreet stappenplan. Hoe ga je te werk? Welke stappen zet je eerst? Waar liggen de grootste kansen?

Om deze vragen te beantwoorden en een helder strategisch meerjarenplan op te stellen, doorliepen we samen onze Digital Roadmap. Een gestructureerde aanpak die ervoor zorgt dat Welbions onderbouwde keuzes kan maken voor de komende jaren.

Digital Roadmap

Onze digital roadmap of ook bekend als ons Strategic Partnership stelt ons in staat om samen met onze klanten te werken aan duurzame verbeteringen.

Wij doorliepen de eerste vier stappen.

‍

1. Workflow Analyse

De eerste stap was een diepgaande analyse van de huidige processen binnen Welbions. We brachten in kaart hoe het werk wordt gedaan, waar kansen voor verbetering lagen en hoe processen nog efficiënter konden worden ingericht. Dit gaf waardevolle inzichten in werkstromen, samenwerkingen en de manier waarop systemen werden gebruikt.

2. Applicatie Mapping

Vervolgens richtten we ons op het softwarelandschap van Welbions. Met meer dan 100 applicaties in gebruik was er behoefte aan inzicht en overzicht. We brachten in kaart welke systemen werden gebruikt, waar overlap zat en welke applicaties beter op elkaar konden worden afgestemd.

3. GAP Analyse

Met de inzichten uit de eerste twee fasen stelden we een GAP-analyse op. Dit hielp om de verschillen tussen de huidige situatie en het gewenste toekomstbeeld inzichtelijk te maken. We bepaalden waar verbeteringen nodig waren en welke stappen prioriteit moesten krijgen om de ambities van Welbions te realiseren.

4. Oplossingsonderzoek

Op basis van de inzichten uit de workflow-analyse, applicatie-mapping en GAP-analyse brachten we de meest kansrijke oplossingen in kaart. Dit onderzoek geeft Welbions niet alleen concrete aanbevelingen voor de korte termijn, maar biedt ook een duidelijke langetermijnvisie op hoe processen, software en data de komende jaren beter op elkaar afgestemd kunnen worden.

Met dit onderzoek krijgt welbions:

• Een helder overzicht van de belangrijkste verbeterpunten en hoe deze op te lossen.
• Inzicht in technologische mogelijkheden en hoe deze bijdragen aan de strategische doelstellingen.
• Een gefundeerde basis om de komende jaren de juiste keuzes te maken op het gebied van digitalisering en procesoptimalisatie.

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

Potentiële kansen op het gebied van data & AI

Naast proces- en softwareoptimalisatie werd ook de rol van data en AI in de toekomst van Welbions onderzocht. Slim gebruik van data kan helpen bij strategische besluitvorming, efficiënter werken en proactief inspelen op trends in de woningmarkt.

Enkele potentiële toepassingen die uit het onderzoek naar voren kwamen:

• Datagedreven besluitvorming → Het verbeteren van datakwaliteit en structuur, zodat inzichten betrouwbaarder en beter bruikbaar worden.
• Predictive analytics → Het gebruik van AI om onderhoud en renovatie slimmer te plannen en de levensduur van vastgoed te optimaliseren.
• Procesautomatisering → Het verkennen van mogelijkheden om handmatige taken te automatiseren, zoals documentverwerking en klantinteracties.

Deze inzichten vormen een waardevolle basis voor verdere innovatie en ontwikkeling binnen Welbions. Hoewel AI en datagedreven werken op dit moment nog geen primaire focus hebben, liggen hier in de toekomst grote kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten.

Dit vormt de input voor het strategisch meerjarenplan, waarmee Welbions gericht kan werken aan continue verbetering en een toekomstbestendige organisatie.

Een stapsgewijze koers

Het strategisch meerjarenplan biedt Welbions een heldere richting voor de komende drie jaar. Waar processen, software en data eerder los van elkaar werden bekeken, is er nu een duidelijk en onderbouwd plan waarin deze drie elementen samenkomen. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak, waarin weloverwogen keuzes worden gemaakt en de juiste stappen op het juiste moment worden gezet.

Met focus en richting kan Welbions stapsgewijs verder werken aan de digitale en organisatorische innovaties binnen de organisatie. Dit plan helpt om de komende drie jaar systemen, processen en data op elkaar af te stemmen en in de toekomst AI in te zetten.

Start jouw transformatie

Ben je klaar om jouw IT-infrastructuur te vernieuwen? Laten we samen werken aan een gebruiksvriendelijke en data-gedreven omgeving die jouw team versterkt. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!

Vooruitblik

Blijven ontwikkelen en innoveren

Welbions heeft genoeg te doen om zich de komende jaren verder te ontwikkelen. Naast het optimaliseren van processen en systemen, wil de organisatie blijven innoveren en technologische mogelijkheden benutten. Dit strategisch meerjarenplan biedt daarvoor een solide basis.

De komende jaren zal Welbions:

• Verder investeren in procesoptimalisatie om efficiënter en effectiever te werken.
• Nieuwe softwareoplossingen verkennen en bestaande systemen beter op elkaar afstemmen.
• Datagedreven werken versterken, zodat beslissingen nog beter onderbouwd kunnen worden.
• De mogelijkheden van AI onderzoeken als onderdeel van toekomstige innovaties.

Met deze heldere koers en de inzichten uit het strategisch meerjarenplan heeft Welbions de handvatten om gericht en met vertrouwen verder te bouwen aan een toekomstbestendige organisatie.

"Flawless heeft onze processen in kaart gebracht en vanuit hun expertise en kennis een roadmap opgezet die wij de komende jaren kunnen volgen. Ze gingen systematisch te werk en gaven duidelijk terugkoppelingen over wat zij gevonden hebben. Door de aanpak die Flawless heeft gehanteerd kregen wij direct resultaat waar we intern mee aan de slag konden"

Stefan Loman | Informatiemanager, Welbions