Datawarehouse, BI en AI: Alifa zet grote stappen in digitalisering welzijnswerk

"Het is onze IT-visie bij Alifa om een gebruiksvriendelijke, menselijke, en ondersteunende IT-omgeving te creëren die stabiel, simpel en uniform is. We streven ernaar om informatie inzichtelijk en overzichtelijk te maken voor individuele medewerkers, teams, en het management, om zo vakmanschap te bevorderen en samen weloverwogen beslissingen te nemen ter ondersteuning van de inwoners van Enschede."

‍

Introductie

Over Alifa

Verbinding maken met andere mensen is een fundamentele behoefte. Alifa vervult deze behoefte door jongeren, senioren, vrijwilligers, ouders en kinderen in Enschede samen te brengen en daarmee te werken aan een gelukkige stad. De drijfkracht achter de organisatie is dan ook “Alifa Verbindt”.

Van hulp bij financiën en opvoeden tot activiteiten voor senioren of sportevents voor jongeren: inwoners kunnen met alles bij Alifa terecht. Welzijnswerk is erg dierbaar, maar hoe houd je diensten goed bij en laat je de effecten zien? Dat is één van de vragen waar Alifa mee worstelde, aangezien dit inzicht belangrijk is voor eigen werk en verantwoording naar andere partijen.

‍

‍

De uitdaging

Losse applicaties

In de huidige IT-architectuur zijn er veel losse applicaties, waardoor het samenvoegen van data voor de effectenmeting een grote uitdaging is. Als medewerker is het lastig om eenvoudig informatie inzichtelijk te krijgen, en het management staat hierbij voor de uitdaging om op voortgang en KPIs te sturen. Daarom besloot Alifa om te kijken naar innovatieve oplossingen die toekomstbestendig zijn, zodat het digitale landschap naar een volgend niveau getild kan worden. Voor een frisse blik en expertise in IT, ging het bedrijf een strategische samenwerking aan met Flawless Workflow.

De samenwerking focust zich op de creatie van een nieuw IT-landschap, waarin er oog is voor mens én IT. Dit was de start van het project “IT Verbindt”, waarbij in een collectief overleg de IT-visie is gevormd. Hierbij staan gebruiksvriendelijkheid, menselijkheid en ondersteuning centraal. Samen streven we ernaar om informatie inzichtelijk en overzichtelijk te maken voor individuele medewerkers, teams, en het management. Op deze manier kan Alifa zich focussen op hun vakmanschap en het nemen van weloverwogen beslissingen ter ondersteuning van de inwoners van Enschede, en zorgt Flawless Workflow voor de basis in IT.

‍

De oplossing

Data & AI platform

‍

Meer dan 80 werkprocessen besproken

Het nieuwe IT-landschap bestaat in de kern uit een nieuw registratiesysteem, maar ook de structuur voor de ondersteuningsteams wordt onder de loep genomen. Hierbij is nauwe betrokkenheid van groot belang. In onze samenwerking worden de korte lijnen van communicatie als erg waardevol ervaren. Vanaf het begin worden in wekelijkse updates de uitdagingen, kansen, inzichten en kennis gedeeld, waarnaast er verder wordt gekeken naar het verloop van het project. Een ander belangrijk aspect bij het creëeren van de nieuwe IT-omgeving is het betrekken van medewerkers. Met hen hebben we meer dan 80 werkprocessen besproken tijdens onze workflow analyses: van alle losse diensten tot processen achter de schermen. Hiermee ontstaat er ook meer draagvlak onder de medewerkers voor de veranderingen. Aan de hand van deze gesprekken en analyses is er een reeks aan gaps geïdentificeerd, waar aan de hand van IT of beleid opvolging aan wordt gegeven.

‍

Softwareselectie en implementatie

Alifa had al een voorkeursrichting voor een nieuw registratiesysteem. We hebben de shortlist en fit-gap getoetst, eisen en wensen aangescherpt en de implementatie begeleid. Van inrichting en werkafspraken tot adoptie en training.

‍

Datawarehouse als centrale bron van waarheid

Parallel aan de implementatie hebben we een datawarehouse opgezet als ‘single source of truth’.

• Bronnen aangesloten: registratiesysteem, HR/financiën (cloud), facilitaire processen en overige kernsystemen.
• Datamodellering & definities: eenduidige KPI-definities, herbruikbare datamodellen en kwaliteitscontroles.
• Governance & security: rollen/rechten, logging en privacy-by-design zodat data veilig en verantwoord wordt gebruikt.
  Het datawarehouse voedt nu betrouwbaar de rapportages en dashboards—zonder handmatig samenvoegen van data.

‍

Business Intelligence & dashboards

Op basis van onze BI-roadmap hebben we de KPI-boom voor Alifa uitgewerkt (van missie → doelen → KPI’s → datapunten).

• Dashboards: managementrapportages, teamoverzichten en impactmetingen met focus op actualiteit en vergelijkbaarheid.
• Self-service: gestandaardiseerde datamarts voor snelle ad-hoc analyses.
• Continu verbeteren: iteratieve releases op basis van feedback uit de teams.

‍

IT-infrastructuur innoveren

Ondersteunende processen in HR en facilitair zijn gedigitaliseerd en waar mogelijk geautomatiseerd. De cloud-migratie maakt beheer eenvoudiger en verhoogt beschikbaarheid en schaalbaarheid. Alles is ingericht op simpliciteit en datagedreven werken, conform de IT-visie.

‍

Resultaten

Centralisatie voor inzicht en automatisering

Met de implementatie van het nieuwe registratiesysteem en het datawarehouse heeft Alifa een grote stap gezet richting een eenduidige en datagedreven manier van werken.

• Registratiesysteem: Medewerkers registreren nu op één uniforme manier, wat niet alleen tijd bespaart maar ook zorgt voor consistentie en duidelijkheid tussen teams.
• Betere samenwerking: Teams hebben nu direct inzicht in elkaars activiteiten, waardoor onderlinge afstemming sneller en efficiënter verloopt.
• Effectmeting: Door de koppeling met het datawarehouse worden gegevens automatisch samengebracht, wat het meten van effecten en het rapporteren aan stakeholders aanzienlijk eenvoudiger maakt.
• Datakwaliteit & snelheid: Rapportages die voorheen veel handmatig werk vereisten, zijn nu direct beschikbaar en betrouwbaar, waardoor beslissingen sneller en op basis van actuele data worden genomen.
• Focus op vakmanschap: Minder tijd kwijt aan zoeken of handmatig combineren van gegevens betekent meer aandacht voor het werk dat echt impact maakt voor de inwoners van Enschede.

- Vlekkeloze implementatie van een nieuw Registratiesysteem, werk- en teaminzicht

Succesvolle invoering van een registratiesysteem dat inzicht biedt in werk en activiteiten van medewerkers.

- Geïnformeerde beslissingen en meetbare effecten

IT-ondersteuning bevordert datagedreven werken, het maken van beslissingen en het meten van de impact.

- Meer focus op vakmanschap en kernwerkzaamheden

Verminderde zoektijd met het nieuwe systeem leidt tot meer aandacht voor essentiële taken en professionaliteit.

- BI-Dashboards, heldere rapportages en innovatieve kansen voor management

Dashboards bieden inzicht in prestaties en verbeterpunten, waardoor rapportage voor management vereenvoudigt.

‍

Vervolg

Conclusie en vooruitblik

De samenwerking tussen Alifa en Flawless Workflow laat zien dat een strategische aanpak van IT-transformatie direct waarde oplevert in het dagelijkse werk. Met het nieuwe registratiesysteem, het datawarehouse als centrale bron van waarheid en de eerste BI-dashboards is de basis gelegd voor een volledig datagedreven manier van werken.

De volgende stap? AI slim inzetten om nog meer waarde uit deze infrastructuur te halen:

• Automatische samenvattingen en managementrapportages op basis van real-time data.
• Slimme zoekfunctionaliteit waarmee medewerkers razendsnel relevante beleidsinformatie, werkafspraken of casus-informatie vinden.
• Data-validatie en classificatie om registraties te controleren en te verrijken.
• Proactieve signalering van trends of risico’s, zodat sneller kan worden ingegrepen.

Met deze roadmap blijft Alifa niet alleen bij de tijd, maar zet het actief stappen richting een toekomst waarin data, IT en AI samen bijdragen aan slimmer, efficiënter en impactvoller welzijnswerk.

“Het belang van de samenwerking met Flawless Workflow is dat wij als Alifa in een flink veranderende omgeving zitten waar we continu goed op moeten kunnen inspelen. Dat betekend dat we inzicht nodig hebben om goed de koers te kunnen bepalen. We willen dat onze IT omgeving ondersteunend is aan ons werk. Dit waardoor het merendeel van onze tijd naar onze deelnemers gaat, we blijven voldoen aan het kwaliteitskeurmerk Sociaal Werk Nederland en dat we met plezier ons werk blijven doen waardoor we de juiste medewerkers aan ons binden.”

"We hebben tot nu toe het project als heel prettig en nuttig ervaren. We krijgen inzicht in de verschillende mogelijkheden voor een passende IT infrastructuur. Er wordt overzicht gegeven en er wordt met ons meegedacht in welke mogelijkheden er zijn maar ook in wat de aandachtspunten voor ons zijn. Daarnaast ondersteunt Flawless Workflow ons goed in de gesprekken met onze software leveranciers.”

Mariella Scholten-Santese | Project- en procesregisseur Alifa