Hoe voorkom je documentenchaos binnen je organisatie

Gelijk aan de groei van data neemt ook het aantal documenten in organisaties in snel tempo toe: word-bestanden, spreadsheets, presentaties, afbeeldingen, en ga zo maar door. Het worden er steeds meer, met verschillende gevolgen van dien. Opslag van deze bestanden vindt plaats in steeds verder uitdijende opslagsystemen. Werknemers verliezen hierdoor veel tijd met de administratie van documenten. Deze werkuren zouden beter besteed kunnen worden. Hoe kan programmeren een hulpmiddel zijn bij het vereenvoudigen van documentmanagement? Waar moet op gelet worden bij de keuze voor een bepaalde oplossing?  

Niemand streeft naar ‘documentchaos’ maar toch gebeurt het. In sommige organisaties zijn medewerkers enkele uren per week bezig met het zoeken naar de juiste documenten. De locaties waarin documenten staan opgeslagen ‘praten’ daarnaast meestal niet met elkaar, wat het voor collega’s lastig maakt efficiënt aan de dagelijkse taken te werken, fouten en dubbel werk oplevert en tot verkeerde beslissingen leidt. Volgens onderzoek van de IDC genaamd ‘The High Cost of Not Finding Information’ verliest een onderneming met zo’n duizend werknemers nog steeds tussen de 2 en 3 miljoen euro per jaar aan onnodig manueel werk of fouten in de documentenstromen

De meeste organisaties gebruiken meerdere systemen om documenten op te slaan, vaak met de beste intenties om ‘slimmer’ te gaan werken. Het kan echter hierdoor gebeuren dat documenten per afdeling, business unit of zelfs per computer geïsoleerd raken. Het kost veel tijd en geld om de verschillende documentlocaties nog enigszins te managen en veilig te houden. Daarom zie je in vrijwel elke organisatie gebeuren wat je juist niet wilt zien: het wordt moeilijk wegwijs te zijn in documenten en documentstructuren van de verschillende teams.

Wat kan een bedrijf doen om wildgroei aan documenten te vermijden?

Er zijn oplossing mogelijk voor bedrijven waarbij verschillende processen rondom documenten efficiënter verlopen. De eisen voor documentbeheer kunnen uiteenlopend zijn. Er bestaat niet één documentbeheer formule voor alle organisaties aangezien toepassing op een specifieke workflow noodzakelijk is. Daarom is programmeren op maat nodig voor het ontwerpen van een documentbeheersysteem. Binnen zo'n Document Management Systeem kunnen medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen vanuit een centraal opslagpunt. Bovendien kunnen de documenten een vooraf ingestelde route volgen, zodat ze automatisch van de ene afdeling naar de andere gaan. Een documentbeheersysteem vergroot ook de vindbaarheid van documenten. Als de documentstromen binnen een bedrijf worden gestroomlijnd, heeft dit een positieve invloed op de effectiviteit van bedrijfsprocessen.

Daarnaast heeft een dergelijk op maat gemaakt Document Management Systeem nog een bijkomend voordeel; de documentenflow is namelijk te koppelen aan andere softwarepakketten. Het komt vaak voor dat een bedrijf naast een documentbeheersysteem verschillende andere softwarepakketten gebruikt. Hoe meer pakketten er worden gebruikt, hoe groter de kans dat de functionaliteiten van verschillende systemen complementair zijn. Het is veel gemakkelijker, sneller en efficiënter om de documenten die het resultaat zijn van deze verschillende softwarepakketten in één workflow op te nemen.  

Laten we het voorbeeld nemen van een complementair klanten beheers- (Customer Relationship Management) systeem. De CRM bevat de reguliere klantinformatie en een historie van eerdere contacten met de betreffende klant, zoals informatie uit geschreven e-mails, documenten en bijbehorende bijlagen. Deze achtergrondinformatie kan nuttig zijn tijdens de hele levenscyclus van een project. Een op maat geprogrammeerd Document Management Systeem maakt het mogelijk dat personeelsdossiers uit het CRM-systeem ook direct in andere fasen van het project kunnen worden opgenomen. Ze doorlopen automatisch de gewenste workflow en meldingen kunnen worden ingesteld wanneer acties nodig zijn binnen documenten voor specifieke afdelingen bij specifieke mijlpalen. Op deze manier wordt de workflow meer gestroomlijnd en wordt tijdverspilling vermeden.  

Samengevat heeft een custom-made Document Management Systeem de volgende voordelen:

• Vind documenten binnen seconden
• Automatiseer repetitief werk
• Focus op de inhoud
• Integreer andere softwaresystemen
• Stop de documentenchaos