Capaciteitsplanning: Grip in een onvoorspelbare productieorganisatie

Te weinig capaciteit, te veel druk?

Elke week hetzelfde verhaal. Tekort aan mensen. Te weinig machines. Of onderdelen die nét te laat binnenkomen. Ondertussen blijft de orderstroom groeien, en dus de leverdruk stijgen. Capaciteitsproblemen zijn geen incidenten, maar een gevolg van structurele knelpunten in je processen en data. Wil jij weten hoe je dat oplost?

Waarom het zo moeilijk is om capaciteit goed te plannen

In theorie is het simpel: je bekijkt de order, de nodige middelen, berekent hoelang het gaat duren, maakt een offerte en plant de capaciteit in. Die inschatting vormt de basis van je offerte én je leverafspraak. Maar tussen die berekening op papier en de realiteit op de werkvloer zit een wereld van verschil.

Want hoewel de planning er strak uitziet, verandert er in de tussentijd van alles:

• Engineering levert tekeningen later aan of wijzigt ze tussentijds
• Inkoop wacht op onderdelen met langere levertijd dan gedacht
• De klant belt: het moet tóch sneller, of nét even anders
• Productie wordt opgehouden door storingen, personeelsuitval of spoedklussen

Het resultaat? Je kunt je oorspronkelijke planning nauwelijks volgen en bijsturen is vaak lastig. Toch word je wel afgerekend op die eerste belofte, in levertijd, kosten én klanttevredenheid.

Engineer-to-order maakt personeelsplanning complex

De meeste maakbedrijven plannen niet verkeerd, ze hebben gewoon een complexer spel te spelen.

Veel productiebedrijven werken volgens het Engineer-to-Order (ETO) principe. Dat betekent: elk product is maatwerk, ontworpen op basis van specifieke klantwensen. Geen standaard productlijn, maar unieke oplossingen waarbij engineering, inkoop en productie continu op elkaar moeten wachten. En dat maakt plannen lastig.

Waarom? Elke order is nét anders: een andere afmeting, materiaalsoort, samenstelling of functie. De details moeten vaak nog worden uitgewerkt, nadat de offerte al is uitgebracht. Je weet dus pas laat wat je precies moet maken, maar je hebt al wel een prijs, planning en leverdatum beloofd. Dan is je capaciteitsplanning bij voorbaat kwetsbaar.

Klinkt bekend?

• Je stuurt offertes op basis van grove calculaties
• Je plant productie in op deels onbekende variabelen
• Je engineering verandert door wijzigingen vanuit de klant
• En intussen verwacht de klant een strakke oplevering

Het resultaat: een planning die al achterloopt voordat je begint. Niet omdat jij het verkeerd doet, maar omdat ETO-bedrijven nu eenmaal met onzekerheid moeten werken.

De impact van slechte capaciteitsplanning

De gevolgen van een verstoorde capaciteitsplanning zijn groot, maar vooral frustrerend. Je team werkt keihard, maar tóch stapelen de problemen zich op. Elke afwijking, vertraging of wijziging veroorzaakt een domino-effect. Niet alleen in je planning, maar in je hele operatie.

Wat dat betekent in de praktijk?

• Overuren en stress: planners en productiemedewerkers moeten continu schuiven, bijsturen en improviseren
• Spoedleveringen & uitloop: materialen moeten alsnog snel geregeld worden, vaak tegen een hogere prijs
• Onnodige stilstand: machines of mensen staan stil omdat onderdelen ontbreken of tekeningen te laat zijn
• Brandjes blussen i.p.v. verbeteren: Je bent continu bezig met op oplossen in plaats van optimaliseren
• Ontevreden klanten: leveringen lopen uit, verwachtingen worden niet waargemaakt, het vertrouwen daalt

En misschien wel het schadelijkst: de sfeer verslechtert. De druk loopt op. Teams gaan elkaar aankijken. Waar gaat het mis? En vooral: bij wie?

In werkelijkheid ligt het probleem niet op de werkvloer, maar in je datastructuur.

Hoe krijg je wel grip op je capaciteitsplanning?

Capaciteitsproblemen los je niet atlijd op met een nieuw systeem of ruimere marges in de planning. De oplossing zit in het plannen van het onvoorspelbare. Dat begint met inzicht, integratie, ketensamenwerking en slimme ondersteuning.

Dit heb je nodig voor moderne capaciteitsplanning:

• Geïntegreerde data uit ERP, MES en planningstools Koppel je systemen zodat je altijd werkt met één waarheid. Geen losse versies, extra excellen en geen dubbele invoer.
• Realtime zicht op je capaciteit en bezetting Zie live waar machines draaien, wie beschikbaar is en wat er nog aankomt, in plaats van achteraf ontdekken dat iets spaak loopt.
• Dashboards voor de werkvloer én kantoor Maak je capaciteit visueel en begrijpelijk voor iedereen. Zo werk je als team aan dezelfde doelen.

Moderne capaciteitsplanning in de praktijk

Heb je de basis op orde? Dus betrouwbare data, gekoppelde systemen en een gedeeld beeld van de capaciteit? Dan kun je de volgende stap zetten: van statische planning naar een slimme, adaptieve planningsaanpak. Hier komt AI in beeld.

Dynamische planningen met logica en herberekening

In plaats van met de hand schuiven in Excel of je ERP-planner, laat je het systeem zélf herplannen. Slimme algoritmes houden continu rekening met de laatste data: voorraad, bewerkingstijden, bezetting, storingen en spoedklussen.

• Een onderdeel komt te laat binnen? Het systeem schuift automatisch de bewerking of vervangt het met een alternatieve order.
• Een medewerker meldt zich ziek? Het systeem herverdeelt werk op basis van skills en beschikbaarheid.
• Een klant past een order aan? De impact wordt direct doorgerekend en zichtbaar gemaakt.

Geen eindeloze schuifsessies meer, maar simpwelweg zelf variabelen opgeven en op basis daarvan een optimale capaciteitsplanning genereren.

Inzicht in knelpunten vóórdat ze ontstaan

Door AI en historische data in te zetten, kun je veel beter vooruitkijken. Je krijgt voorspellingen over:

• Wanneer capaciteit waarschijnlijk tekortschiet
• Welke order waarschijnlijk vertraging gaat oplopen
• Welke shift, bewerking of machine kritisch wordt

Zo zie je knelpunten aankomen vóórdat ze ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan predictive maintenance.

Simulatie van scenario’s voor betere keuzes

AI-modellen kunnen ook verschillende scenario’s doorrekenen:

• Wat gebeurt er als we die spoedorder nú accepteren?
• Wat is de impact van het verschuiven van die montageklus?
• Wat levert het op om een extra ploeg toe te voegen in week 38 of werk uit te besteden?

In plaats van besluiten op gevoel, neem je ze op basis van onderbouwde simulaties. Dit maakt je organisatie wendbaarder, efficiënter en minder vatbaar voor verrassingen.

Waarom moderne capaciteitsplanning wél werkt

In een ETO-omgeving verandert er onderweg altijd iets. Moderne capaciteitsplanning speelt daarop in. Dankzij realtime inzicht, slimme koppelingen en voorspellende logica.

Klaar om de druk van je planning te halen?

Bij Flawless Workflow helpen we maakbedrijven met het ontwikkelen van een capaciteitsoplossing die echt bij hun organisatie past. Dit doen we met AI-gedreven oplossingen die planning dynamisch en toekomstbestendig maken. Van plannen met slimme algoritmes tot voorspellend onderhoud dat je bezetting optimaliseert. Altijd gebaseerd op realtime data en gekoppelde systemen. Zo krijg je grip op capaciteit, óók als de realiteit verandert.

Wij bouwen capaciteitsplanning oplossingen op maat

Wij combineren realtime data, slimme algoritmes en AI-technologie om jouw planning wendbaar en voorspelbaar te maken. Denk aan:

• Dynamische capaciteitsplanning op basis van actuele orders en beschikbaarheid
• Voorspellend plannen met AI Agents
• Integratie met je ERP, MES of andere systemen
• Dashboards en alerts voor beter overzicht en minder ad hoc-werk

Benieuwd hoe zo’n oplossing eruitziet voor jouw bedrijf?
Dan kijken we graag samen waar de knelpunten zitten en hoe we tot een slimme, toekomstbestendige planning komen.

Plan een kennismaking →